Datenschutzerklärung für Geschäftspartner
Informationen für Geschäftspartner (auch Interessenten), gemäß Art. 13 DSGVO
Wir sind ein Unternehmen der GMH Gruppe und hauptsächlich im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) tätig. Darüber hinaus haben wir aber auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraum Niederlassungen. Gemeinsam verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Ansprechpartner, wie Name, Vorname, Telefonnummern, etc., um mit Ihnen in Kontakt treten zu können.
Eine Geschäftsbeziehung oder eine Geschäftsanbahnung ist ohne eine Verarbeitung personenbezogener Daten der Ansprechpartner nicht möglich. Wir nutzen Ihre Daten im Bereich Business to Business (B2B).
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Zum Verantwortlichen gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO verweisen wir auf das jeweils im Impressum genannte Unternehmen und sowie deren Kontaktdaten.
2. Datenschutzbeauftragte
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter der Postadresse:
GMH Systems GmbH,
Neue Hüttenstraße 2,
49124 Georgsmarienhütte,
E-Mail: datenschutz.systems@gmh-gruppe.de
3. Zweck der Datenverarbeitung, Datenkategorien und Rechtsgrundlage
Wir speichern die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung und /oder einer Geschäftsanbahnung (Interessent), insbesondere zur Erfüllung der vorhandenen Verträge und / oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
3.1 Anfrage, Angebotserstellung und Bestellung
Dies sind die uns zum Zweck einer Anfrage, Angebotserstellung und Bestellung (Klärung von Rückfragen / Anfragen, Terminabstimmungen, Rechnungsstellung, Kundenberatung / Kundenbetreuung und weitere gesetzliche Verpflichtungen des Verantwortlichen) zur Verfügung gestellten Firmendaten, auch die Kontaktdaten der jeweiligen Ansprechpartner. Diese Daten erheben wir grundsätzlich bei Kontaktaufnahme über Telefon, erhaltene / zur Verfügung gestellte Visitenkarten (Interessent oder potenzieller Kunde / Dienstleister / Anbieter) und / oder erhaltener E-Mail.
Die Rechtsgrundlage für die Datenerhebung ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrags, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.
3.2 Statistik und Optimierung unserer Prozesse im Vertrieb und Versand
Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, werden die Kontaktdaten auch zu statistischen Zwecken und Optimierung unserer Prozesse im Vertrieb und Versand genutzt. Zur Übersicht der Kundenbetreuung, zur Verbesserung unserer Produkte und zur Aufrechterhaltung unserer Vertragsbeziehung, werden diese personenbezogenen Daten unter Umständen in einer Kundendatenbank (Customer-Relationship-Management – CRM) gespeichert.
3.3 Rechtliche Vorschriften
Aufgrund diverser rechtlicher Vorschriften unterliegen die Unternehmen der GMH Gruppe weiterer Verpflichtungen, die sich zum Beispiel aus dem Handelsgesetzbuch oder dem Steuergesetz ergeben. Dies sind insbesondere, die steuerrechtlichen Kontroll- und Meldepflichten, die Durchführung von Compliance Screenings (Abgleich der „EU-Terrorlisten“ (europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002) und die Betrugs- und Geldwäscheprävention) – Rechtsgrundlage für die Datenerhebung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.
3.4 Information zu Veranstaltungen oder Messen/ Kundenzufriedenheitsumfrage
Die Kontaktdaten der Ansprechpartner werden ebenfalls dazu verwendet, um über Produkte, Veranstaltungen oder Messen zu informieren und eine Kundenzufriedenheitsumfrage (freiwillig) durchzuführen. Die Verwendung zu diesen Zwecken erfolgt aufgrund unserer berechtigten Interessen an Direktmarketingmaßnahmen nach Art 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO oder wenn eine Einwilligung erforderlich ist, mittels Einwilligungserklärung auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Sie haben jederzeit das Recht eine erteilte Einwilligung ohne Abgaben von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
4. Datenweitergabe
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten kann auch durch verbundene Unternehmen der GMH Gruppe erfolgen. Innerhalb der jeweiligen verantwortlichen Stelle der GMH Gruppe erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die zur Erfüllung der vorhandenen Verträge, zur Durchführung vorvertraglicher Geschäftsbeziehungen und / oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen betraut sind.
Dies sind insbesondere die Mitarbeiter, die mit der Vorbereitung und der Durchführung der Angebotsanfrage, der Bestellabwicklung (Vertrieb, Versand, Finanzen und Rechnungswesen), dem Einkauf und der Kundenbetreuung betraut sind.
Ein weiterer Zugriff auf die Daten ist, durch von uns eingesetzte und im Auftrag tätigen Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO), bei der Pflege und Wartung unserer Systeme, bei Fehleranalysen und -behebungen und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit, möglich. Diese Zugriffe sind durch Verträge zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO geregelt.
5. Datentransfer in Drittländer
Aufgrund unserer Geschäftsbeziehungen und Niederlassungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer stattfinden. Eine derartige Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen und geschäftlichen Verpflichtungen und zur Pflege Ihrer Geschäftsbeziehung zu uns.
6. Speicherung der Daten
Sofern keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, und / oder eine Speicherung nicht mehr erforderlich ist, werden die Daten gelöscht. Dies ist der Fall,
a) wenn Sie keine Bestellung durchführen und kein Interesse / Einwilligung zu weiteren Angeboten, Informationen, Kontakten wünschen und / oder
b) nach Beendigung und vollständigem Abschluss des Vertrags und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht einer Löschung entgegenstehen.
Die Verpflichtung zur Aufbewahrung der personenbezogenen Daten kann zwischen drei (3) und dreißig (30) Jahre liegen.
7. Ihre Betroffenenrechte
Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
- Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
- Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Wenn eine betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, hat sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
8. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.